Схематоз для HRD - 1: Бизнес-администрирование кадрового учета или как управлять «хаосом» и не создавать риски на «пустом» месте

Как организовать в управленческой структуре кадровый учет и движение документов так, чтобы адекватно все вовремя подписывать, отслеживать и т.п. даже в истории "автоматизации нет и не будет". Для истории «автоматизация есть» — собственно это варианты решений для ТЗ. Как разбирать будем – 4 кейса, охватывающие основные решения, позволяющие вам сконструировать свое индивидуальное.

Кейсы:

• «Классика» до 1 000 чел., 3 – 10 удаленных города или версия Москва и Московская область (работник может разово приезжать в отдел кадров, возможен недопуск работника к работе до оформления).
• «Неоклассика» тоже самое, но работники часто допускаются до работы до явки в отдел кадров – риски, что надо «подписать» на месте до допуска к работе и как (мини-инструкции для лиц на месте) и иные схемы распределения точек ответственности по документам и движению информации.
• «Простые сети» — одно юр. лицо + объекты в разных городах (при любой численности риск).
• «Сложные сети» — много юр. лиц + численность больше 500 чел. + объекты в разных городах.

Что смотрим в каждом кейсе:

• Точки информации между оформляющим и принимающими решения – 20 обязательных вех данных, которые закладываем в движении по процессам и способы организации движения информации, в том числе с применением простейших инструментов, если нет возможности автоматизации (от великой силы Excel до как в любой точке мира можно пару букв в Google таблицу  или пару других бесплатных или дешевых решений внести, причем даже просто со смартфона (такое тоже есть) – короче все это «вранье» про кадровый учет на бумажке и отсутствие информации в кадрах – это просто управленец в HR «накосячил», не создав качественный бизнес-процесс).
•  Необходимый и достаточный объем движения информации между участниками процессов – все очень просто, любое усложнение приводит к смерти системы. Надо, чтобы и в сети ларьков работало, и в супер «швейной машинке» крупного холдинга. Без лишней бюрократии.
• Обязательность шаблонов (какие нужны как минимум, а что рекомендуется), способы их внедрения, в том числе где размещать рекомендуется в разных историях или почему корп. портал часто не работает для большой розницы, как «наказывать» за неприменение и кого – да-да, и правильный выбор ответственного самое важное). И кстати, как на бесплатной автоматизации легко сделать управляемый набор легко обновляемых шаблонов, если у вас нет никаких корпоративных порталов и т.п.
• «Внутренний аутсорсинг» или все уже давно придумано, просто надо скопировать проверенное решение.  Как организовать сам процесс ознакомления, создания документов, привязанных к месту работы работника,  что ведется на месте (в филиале, удаленном офисе продаж, магазине) и как контролировать (в современный век вы точно можете знать, где и что), что такое реализованная номенклатура (или как даже сделанным для каждого филиала набором папок контролировать качество документов), что ведется в централизованном отделе кадров, как заполнить трудовую книжку, когда тот, кто знает как, сидит в Москве, а трудовая книжка заполняется в Воркуте:-))) и т.п., и т.д. 
• Ограничения – или да, не все можно сделать по закону. Надо понимать риски и либо делать более простые решения, или уже вкладываться в автоматизации, или «игнорировать» риски – тут каждый сам выберет.

      Подверсии кейсов – постоянные объекты (магазины, например) или непостоянные (например, временные офисы продаж на объектах недвижимости).

Чем надо дополнить? Точно! Связью с корпоративной (правовой) структурой:

• Способы формирования «внутреннего» аутсорсинга или варианты как не оформлять «инспекторов» и других сотрудников, решающих задачи в разных юр. лицах везде по совместительству, создавая риски как в учете, так и при расставании с ними (пойди вспомни, что из шести юр. лиц уволить надо, а если конфликтная ситуация?).
• Есть ответственный или нет ответственных – какие документы должны быть «на месте» или что такое тома, и почему в одном юр. лице, может быть 30 книг учета движения трудовых книжек:-).

И все будет очень быстро, чтобы побольше, и с раздаточными материалами. И напоминаем, вебинар для руководителей, Вам не надо знать, как заполняется трудовая книжка, для этого у Вас инспектор по кадрам есть, но общее знание процесса кадрового учета нужно, иначе будет слишком жестко и многое придется потом добирать. 

Ведущий:

Ольга Чумакина, партнер консалтинговой компании CordisON, 

создатель проекта клубного формата HR-игрушки!, 

консультант и бизнес-тренер, ведущий более 40 программ в компании

CordisON и других образовательных организациях

24 сентября состоится 2-я программа цикла «Схематоз день для HRD: HRD «на страже» или как не стать заложником неграмотного начальника отдела кадров – способы проверки и чек-лист для проверки, что у вас как минимум «не все плохо» https://cordison.timepad.ru/event/1413495/

Будем рады видеть Вас!

Стоимость участия при оплате до 16 сентября 2020 года - 2 000 рублей,

https://cordison.timepad.ru/event/1413493/

Для бронирования и оплаты билетов в качестве юридического лица пройдите, пожалуйста, по ссылке: https://cordison.timepad.ru/event/1427750/ Стоимость участия 2 500 рублей.