Современный ведомственный архив: практика организации, технологии хранения, методическое сопровождение деятельности

1. Управление повседневной деятельностью архива организации. Планирование работы и ее контроль, отчетность. Организация взаимодействия с другими отделами.

2. Нормативно-методическая база деятельности архива организации. 

Нормативно-правовая база архивного дела в РФ. Комментарии к Федеральному закону № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. "Об архивном деле в РФ" и другим документам системы архивной отрасли в РФ. Анализ вступивших в силу и ожидаемых изменений документационного обеспечения деятельности архивов.

Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле органами государственной власти, налоговой инспекцией, пенсионным фондом. Порядок проведения проверок. Гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность специалистов и руководителя организации. Штрафные санкции.

Методическая база работы архива. "Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива" (Федерального архивного агентства) от 06.02.2002.

3. Процедура создания архивов организаций, учреждений и предприятий в рамках современного законодательства. Ведомственный архив: актуальный объем понятия. Функции и выбор организационной структуры архива. Разработка и пересмотр внутреннего Положения об архиве организации.

4. Передача документального фонда организации в случае ее приватизации, ликвидации или реорганизации.

5. Требования к зданию, помещениям и техническому оснащению архива. Требования к режимам хранения документов. Экспертиза пригодности помещения для размещения в нем архива. Обзор современного оборудования для оснащения архивных помещений, обработки и хранения архивных документов.

6. Комплектование архива организации. Виды и состав документов ведомственного архива. Процедура определения источников комплектования и организация передачи документов в архив. Комплектование архива документами структурных подразделений организаций и подведомственных организаций. Комплектование архива фондами личного происхождения.

7. Экспертиза ценности документов ведомственного архива. Организация работы экспертно-проверочной комиссии. Нормативно-методическое обеспечение экспертизы. Порядок проведения экспертизы и оформление ее результатов. Составление, оформление и утверждение описей дел постоянного и долговременного хранения, описей дел по личному составу. Порядок выделения к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Экспертиза научно-технической документации.

8. Учет документов архива, проверка их наличия и состояния. Составление паспорта ведомственного архива. Научно-справочный аппарат (историческая справка, дело фонда, предисловие к описям). Информационно-справочная работа с документами архива.

9. Номенклатура дел предприятия, учреждения, организации. Особенности составления номенклатуры дел структурных подразделений. Оформление сводной номенклатуры дел. Определение сроков хранения документов.

10. Правила формирования и оформления дел. Порядок оформления дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Составление и образцы оформления внутренней описи, листа-заверителя, обложки дела. Подготовка дел к передаче на архивное хранение. Порядок уничтожения дел.
Практикум по формированию архивного дела (систематизация организационно-распорядительных документов внутри дела, макетирование дела).

11. Правовые основы и формы использования документов архива. Правила выдачи документов для работы сотрудникам организации, во временное пользование в сторонние организации, правоохранительные органы; исполнения социально-правовых запросов. Учет обращений граждан.Правила оформления выдачи дел из хранилища и их возвращения в хранилище. Обеспечение сохранности документов. Возможные меры по восстановлению поврежденных документов. Страховой фонд и фонд использования.

12. Взаимодействие ведомственных и государственных архивов, обеспечение преемственности их деятельности. Передача документов ведомственного архива в государственный или муниципальный архив. Оформление договорных отношений между ведомственным и государственным, муниципальным архивом. Право собственности на документы, передаваемые в государственный, муниципальный архив.

13. Технологии депозитарного и внеофисного хранения документов и дел: технологии аутсорсинга в организации архивного хранения документов. Нормативное обеспечение аутсорсинга в РФ. Критерии выбора организации, оказывающей услуги. Порядок передачи и обеспечение оперативного доступа к делам и документам. Организация депозитарного хранения документов временных сроков хранения. Практические аспекты организации аутсорсинга архивного хранения документов: оформление заявки на депозитарное хранение документов, вывоз документов из организации, изъятие документов по запросу их владельца либо предоставление справочной информации, уничтожение документов.

14. Автоматизация деятельности архивной службы организации. Особенности системы "Архивное дело". Проектирование, изготовление документов, определение сроков хранения, включение документов в систему, регистрация, хранение и обращение с документами в соответствии с российскими стандартами. Функционирование и управление системой. Методология проектирования системы управления документами. Автоматизация процесса создания и развития научно-справочного аппарата.

15. Выездное занятие "Теория и практика архивного дела" на базе архивного учреждения Санкт-Петербурга.

Занятия проводят специалисты-практики государственных и частных архивов Санкт-Петербурга, специалисты по архивному консалтингу.

Для участников семинара:
- обучение по заявленной программе с выдачей Сертификата;
- комплект актуальных информационно-справочных материалов; 
- экскурсионная программа "Знакомство с Санкт-Петербургом";
- ежедневные обеды и кофе-брейки.

Занятия проводят специалисты-практики государственных и частных архивов Санкт-Петербурга, специалисты по архивному консалтингу.

Для участников семинара:
- обучение по заявленной программе с выдачей Сертификата;
- комплект актуальных информационно-справочных материалов; 
- экскурсионная программа "Знакомство с Санкт-Петербургом";
- ежедневные обеды и кофе-брейки.