Электронный документооборот технической документации

Семинар проводится с использованием тестов, анализом деловых ситуаций и разбором отдельных задач.

1. Нормативно-методическая основа внедрения электронного документооборота. Электронное правительство. Технологии межведомственного электронного документооборота (МЭДО. СМЭВ). Взаимодействие государственных и коммерческих структур. ГОСТ Р 53898-2010 "Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению". "Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки информации, доступ к которой ограничен". Переход к государственной СЭД. Использований "облачных" технологий и принципов SaaS.

2. Нормативное обеспечение электронного технического документооборота. Сфера действия технического документооборота. Требования к внешнему виду документов и составу документов. Специальные требования к электронным документам. ГОСТ 2.051-2006 ЕСКД. Электронные документы. ГОСТ 2.051-2006 ЕСКД. Электронные документы. Вопросы ЭЦП. ГОСТ 2.102-68 (изм. 8) ЕСКД. Виды и комплектность конструкторских документов. ГОСТ Р 21.1001-2009 СПДС. Общие положения. ГОСТ Р 21.1101-2009 СПДС Основные требования к проектной и рабочей документации. Требования к хранению документов. ГОСТ 21.1003-2009 СПДС. Учет и хранение проектной документации. ГОСТ 2.501-88 (переиздание 2003 с изм. 1 2006) ЕСКД. Правила учета и хранения. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. (с изм.), правила, регламенты, методики и письма Росархива. Международные требования к хранению документов. Требования к управлению документами.

3. Электронная подпись. Федеральный закон от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ "Об электронной подписи". Отличия от Федерального закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". Виды подписей. Принципы работы.

4. Современные технологии создания и оформления документов. Использование баз данных по документам организации, шаблонов (трафаретных текстов), наборов стандартных фраз и выражений. Хранение документов на уровне файловой системы и в системах СЭД. Контроль печати крупноформатных документов.

5. Приём-передача документов в электронной форме. Программы для работы с факсами, специфика использования электронной почты. Спам и борьба с ним. Оптимизация использования рабочего времени сотрудников за счёт применения современных средств коммуникации. Работа с Web-сайтом организации. Федеральный закон "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" и Постановление Правительства РФ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности Правительства РФ и федеральных органов исполнительной власти" (2009). Корпоративные порталы. Сокращение расходов на телефонию.

6. Системы регистрации и контроля исполнения документов. Форма регистрационно-контрольной карточки, особенности регистрации документов в электронной форме, интеграция с другими автоматизированными системами. Подготовка и использование справочников: видов документа, структурных подразделений, сотрудников, корреспондентов, номенклатура дел и др. Контроль исполнения документов.

7. Организация движения документов внутри организации (согласование документов). Программы организации документооборота (workflow).

8. Текущее хранение документов и организация электронных архивов. Проблемы создания электронных архивов. Преимущества перевода документов в электронную форму и использования электронных архивов. Перевод документов в электронную форму (текущее и ретроспективное сканирование (ретроконверсия). Аппаратное и программное обеспечение, технологии массового сканирования. Форматы хранения документов. Обеспечение сохранности документов в электронной форме. Интеграция электронных архивов и систем электронного документооборота, расширение функциональности систем работы с документами и информацией в целом. Передача документов постоянного срока хранения в архивы научно-технической документации.

9. Организация инженерно-технического документооборота. Технический документооборот: с точки зрения управления, как часть процесса проектирования изделия (объекта) в рамках ИПИ (CALS) технологий, технический документооборот в рамках управленческой пирамиды в условиях серийного производства. Виды управленческих действий и средства их автоматизации. Особенности инженерных данных. Требования к системам хранения и управления инженерными данными. Использование СЭД для целей согласования/утверждения проектной документации в бумажном и электронном виде и работы над проектами. Автоматизация директивных процедур на примере СЭД CompanyMedia. Автоматизация регулярных процедур на примере СЭД Directum. Автоматизация проектных процедур и нерегламентированных процессов. Внутренний портал для автоматизации элементов управления и хранения проектных документов в рабочей группе. Коллективная работа над проектом на примере Bentley ProjectWise. Коллективная работа над проектом на примере AutoDesk Vault.

10. Автоматизация задач нормоконтроля при электронном инженерно-техническом документообороте. Подходы к организации нормоконтроля с использованием ИТ. Изменение роли нормоконтролера на предприятии с электронным инженерно-техническим документооборотом. Примеры использования автоматизированных систем для целей нормоконтроля. Использование бесплатного модуля Autodesk СПДС для стандартизации используемых конструкторами элементов. Группы "ОСИ", "Выноски", "Отметки уровня", "Обозначение", "Разрыва, обрывы", "Сварка", "Граничные формы", "Форматы", "Стили". Использование СПДС GraphiCS 7 для целей стандартизации и нормоконтроля. Использование средств коллективной работы для стандартизации работы над проектом Bentley ProjectWise. Специализированные архивы проектной документации: Lotsia PDM PLUS; КОМПАС-СПДС/ ЛОЦМАН; Search-СПДС.

11. Проблемы выбора и внедрения специализированного программного обеспечения. Основные требования к программному обеспечению. Классификация программного обеспечения. Программное обеспечение разного уровня: для отдельного рабочего места, небольшого филиала и для крупных сложно структурированных организаций, территориально распределённых корпораций. Пути и методы автоматизации документооборота, достоинства и недостатки различных вариантов. Основные критерии выбора систем комплексной автоматизации. Проблемы внедрения автоматизированных систем. Основные программные продукты для автоматизации работы с документами: на импортной платформе - Documentum. Open Text, Lotus Notes и отечественные разработки.

Занятия проводят консультант Федерального архивного агентства, член редколлегии журнала "Делопроизводство", автор книг и многочисленных публикаций по вопросам автоматизации работы с документами и специалист-практик в области общего и технического документооборота.

Для участников семинара: 
обучение по программе с выдачей Сертификата (40 часов);
сборник информационно-справочных материалов;
экскурсионная программа;
ежедневные обеды и кофе-брейки.