Эффективный помощник руководителя – секретарь, офис-менеджер, референт. Организация делопроизводства

Должность помощника руководителя может носить разные наименования – секретарь, секретарь-референт, офис-менеджер… Но суть остается – это «правая рука» руководителя, работник на которого может положиться руководитель.

Обязанности помощника руководителя многочисленны и разнообразны. Так же как и требуемые от него знания и навыки.

Наш семинар поможет наиболее оптимально планировать свою работу, организовать удобный для предприятия документооборот, установить нормальные деловые отношения с руководством, персоналом и партнерами предприятия.

Вы получите практические рекомендации и ответы на свои вопросы, а также образцы основных документов.

Волкова Нина Николаевна – внешний и внутренний консультант по управлению предприятием и работе с персоналом, практик-консультант по реструктуризации и построению управленческих структур, сертифицированный специалист по ИСО стандартам, постановщик задач по вопросам оценки и аттестации для программы «Босс-кадровик».

Программа семинара 1-й день: Требования к знаниям и навыкам и основные функции помощника руководителя

1. Работа с документацией и владение навыками:

• Ведения общего документооборота;

• Компьютерной грамотности – приемлемая скорость печати; word, excel, интернет (опыт работы в 1С, с компьютерными управленческими программами является преимуществом).

2. Работа с входящей и исходящей корреспонденцией.

3. Регулирование телефонных звонков:

• Телефония и офисная техника – факс, принтер, сканер, копир, уничтожитель бумаги, брошюровщики; современные телефоны и смартфоны, ридеры и пр.

• Культура деловой речи.

4. Организация приема посетителей, организация деловых встреч:

• Основы делового этикета, делового общения;

• Корпоративная культура и имидж секретаря.

5. Планирование рабочего времени руководителя:

• Основы тайм-менеджмента.

6. Иностранный язык и другие навыки (при необходимости).

Программа семинара 2-й день: Организация общего документооборота предприятия

1. Помощник руководителя и организация ведения общего документооборота

2. Понятия документооборота и делопроизводства; документационное обеспечение управления (ДОУ)

3. Номенклатура дел. Формирование и оформление дел

4. Законодательные и нормативно-правовые акты

5. Инструкция по ведению документооборота, положение о документообороте

6. Основные категории документов организации и правила их оформления. Бланки предприятия

7. Признаки юридической силы документа. Копии документов. Контроль исполнения документов

8. Особенности оформления документов по личному составу, производственной деятельности, финансовых, др.

9. Хранение документов, архив предприятия

10. Практические рекомендации по ведению документооборота