Развитие профессиональных навыков секретаря

Программа семинара

1. Обеспечение работы руководителя и процессов управления.

Координирующая роль секретаря. Управление "информационным потоком" в организации.

Требования к должности секретаря: личные и профессиональные качества.

2. Организации работы в приемной.

Организации приема сотрудников и посетителей с минимальными затратами времени.

Техники эффективного общения по телефону. Анализ трудных ситуаций телефонного общения. Этикет телефонных разговоров.

3. Организация делопроизводства в офисе.

Внутренний и внешний документооборот. Схемы и технологии работы с документацией. Стандарты оформления документов.

Прием и отправка корреспонденции курьерскими компаниями и почтой России. Регистрация корреспонденции.

Обработка и хранение документов. Номенклатура дел. Формирование дел. Обработка дел для последующего хранения.

Деловая переписка - внутренняя, внешняя, коммерческие письма: язык и этика делового письма.

Практикум по оформлению деловых писем.

Электронный офис. Использование современных информационных технологий.

Электронный документооборот. Совмещение традиционного бумажного документооборота и электронного документооборота организации.

4. Секретарь-помощник руководителя.

Информационное обеспечение работы руководителя. Отбор и классификация информации. Обеспечение связи руководителя с сотрудниками. Подготовка документации на подпись руководителю.

Правила донесения информации до руководителя. Выполнение поручений руководителя. Закрытая информация и работа с ней.

Организация рабочего времени секретаря и руководителя. Личный план дня.

5. Участие секретаря в формировании имиджа руководителя и корпоративного имиджа организации.

Этика взаимоотношений руководителя и подчиненного, секретаря и сотрудников компании. Нормы и правила поведения с коллегами, посетителями. Служебная субординация.

Дресс-код секретаря. Правила и нормы поведения в деловой среде.

Роль помощника руководителя в создании рабочей атмосферы в коллективе.

6. Организация, обеспечение и протоколирование совещаний. Обслуживание переговорных комнат. Кофе-брейк. Сервировка. Списки участников, информирование участников. Ведение протокола.

7. Работа с делегациями и гостями.

Этикет и протокол. Составление программы пребывания, встреча, приветствие, представление, рассадка по автомобилям, гостиница.

Встреча в офисе, зале для переговоров: визитные карточки, презентационная речь, подарки. Организация зала переговоров. Рассадка за столом. Национальные особенности ведения переговоров.

Кофе-пауза, фуршет, обед-буфет, обед, ужин и др. Приемы с рассадкой и без рассадки гостей за столом. Правила этикета для организаторов и участников приема.

8. Организация деловой поездки. Визовая поддержка, заказ жд/авиа билетов, бронирование гостиниц, в том числе и за рубежом. Документы для командирования сотрудника.

9. Конференции и выставки. Основные этапы подготовки. Полиграфия и реклама.

10. Коммуникативные навыки секретаря. Построение успешного делового взаимодействия с руководством, сотрудниками, партнерами.

Построение взаимодействия с руководителем. Особенности психологии руководителей: мужчин и женщин, стили их управления. Как понять руководителя.

Построение взаимодействия с сотрудниками на разных уровнях.

Техники информативного диалога. Вопросы для прояснения позиции партнера. Приемы быстрого изучения партнера и установления контакта. Активное слушание. Убеждение и техники аргументации.

Трудные ситуации общения. Тренировка навыков уверенного поведения в различных ситуациях. Техники снижения эмоционального напряжения в разговоре.

Управление конфликтами. Как распознать манипуляцию и противостоять ей.

Саморегуляция в конфликтных ситуациях. Защита от стрессов.

Для эффективного участия в практикуме по оформлению деловых писем желательно взять с собой образец письма своей компании.

Занятия проводятся преподавателями-практиками

с использованием деловых игр, элементов тренинга, ситуационных задач.

Для участников семинара:

- обучение по программе с выдачей Сертификата;

- сборник информационно-справочных материалов;

- экскурсионная программа "Знакомство с Санкт-Петербургом";

- ежедневные обеды и кофе-брейки.

Всем участникам выдается Сертификат о прохождении обучения по теме семинара (лицензия № 0327 от 25.01.2013).

26 550 руб НДС не облагается

Для эффективного участия в практикуме по оформлению деловых писем желательно взять с собой образец письма своей компании.

Занятия проводятся преподавателями-практиками
с использованием деловых игр, элементов тренинга, ситуационных задач.

Для участников семинара: 
- обучение по программе с выдачей Сертификата;
- сборник информационно-справочных материалов;
- экскурсионная программа "Знакомство с Санкт-Петербургом";
- ежедневные обеды и кофе-брейки.