Успешный секретарь: современные техники оптимизации работы

1. Современные требования к должности секретаря. Обязанности и функции, деловые и личные качества секретаря. Профессиональный имидж. Коммуникативная уверенность. Рациональное планирование рабочего времени.
Практикум: «Портрет успешного секретаря», «Анализ профессиональных преимуществ».

2. Использование технологий делового взаимодействия в работе секретаря.
Практикум: «Один день секретаря».
Деловая игра: «Жаркий день секретаря» (видеосъемка, видеоанализ).
Как организовать и обеспечить информационные связи в организации? Внутрифирменные коммуникации. Схемы организационно-информационного взаимодействия внутри организации. Вертикальные и горизонтальные информационные потоки. Роль секретаря в координации информационных потоков. Методы расстановки приоритетов в принимаемой и передаваемой информации.
Как правильно организовать прием посетителей? Взаимодействие с посетителями: правила клиентоориентированного сервиса. Отбор и классификация информации. Особенности организации приема посетителей с минимальными затратами времени.
Как построить взаимодействия с руководителем? Выбор стиля взаимодействия. Правила дистанционного общения. Планирование рабочего дня руководителя, защита от нежелательных посетителей и телефонных звонков. Соблюдение конфиденциальности. Участие секретаря в организации совещаний и ведении деловых переговоров.
Как построить взаимодействие с сотрудниками на разных уровнях? Общение и профессиональная этика. Создание благоприятного психологического климата в коллективе. Особенности психологической совместимости.
Как поддержать позитивный имидж организации. Участие секретаря в формировании корпоративной культуры организации. Организация корпоративных мероприятий: корпоративные праздники, поздравление сотрудников и партнеров, информационные доски, электронная газета, корпоративные папки.

3. Секретарь – мастер коммуникации.
Развитие навыков эффективного общения.
Практикум: «Метаморфозы информации».
• Как установить атмосферу взаимопонимания. Коммуникативные запреты.
• Основы построения конструктивного взаимодействия.
• Использование вербальной и невербальной коммуникации.
• Анализ стилей взаимодействия и создание гибкой стратегии поведения.
• Правила вхождения в контакт. Техники психологического влияния.
• Техника построения информационного диалога, деловой беседы.
• Техники постановки вопросов: вопросы для уточнения, выяснения, прояснения, подтверждения информации. Способы применения аргументации.
• Приемы активного слушания. Приемы снятия напряжения в диалоге; техники амортизации.
Анализ трудных ситуаций общения.
Ролевая игра: «Трудный посетитель».
• Приемы взаимодействия со «сложными» людьми. Психологические типы «сложных» людей.
• Агрессивное поведение и методы общения с агрессивными людьми.
• Манипуляции в общении. Техники противостояния чужому влиянию.
• Конфликтные ситуации и конфликтное поведение.
• Правила профилактики конфликта. Роль посредника в разрешении конфликта.
• Саморегуляция в ситуациях конфликта.

4. Телефонная коммуникация.
Практикум: «Коммуникации по телефону, разбор рабочих ситуаций».
Законы восприятия информации на слух. Техники эффективного общения по телефону. Предварительная подготовка телефонного разговора. Входящие – исходящие звонки. Адресация – переадресация звонков. Выбор информации при общении с разными типами людей. Анализ трудных ситуаций телефонного общения. Телефонные «грехи» сотрудника.

5. Культура делового взаимодействия.
Практические упражнения: «Искусство деловых мелочей», «Культура телефонного общения».
• Поведенческий этикет. Правила приветствия и обращения. Порядок представления и знакомств, визитные карточки. Этикет служебной субординации.
• Этикет для работы с деловыми партнерами и приема делегаций. Составление программы пребывания, встреча, приветствие, представление, рассадка по автомобилям. Встреча в офисе или зале для переговоров. Протокольные аспекты организации и ведения переговоров. Подготовка пакета документов. Ведение протокола. Национальные особенности ведения переговоров.
• Подготовка и обслуживание совещаний.
• Телефонные переговоры – протокольные нормы.
• Выбор подарков, деловых сувениров и время их вручения.

6. Речевая культура в деловых коммуникациях.
• Деловой стиль передачи информации. Деловая лексика.
• Мастерство устной коммуникации: интонации, логическое ударение, паузы, темп, ритм.
• Культура устной речи. Формулы речевого этикета: приветствие, извинение, поздравление, просьба и т.д. Речевые клише, фразы, которых необходимо избегать.
• Эффективный комплимент: умение говорить и принимать комплименты.

Занятия проводят специалисты в области организаций коммуникаций и коммуникативной культуры с использованием активных методов обучения: деловых игр, практических упражнений, групповых дискуссий для анализа и решения конкретных рабочих ситуаций.

Для участников семинара:
обучение по программе с выдачей Сертификата;
сборник информационно-справочных материалов;
экскурсионная программа;
ежедневные обеды и кофе-брейки.