Архив - Фев 28, 2013

1. Тематические производственные экскурсии в государственные архивные учреждения Санкт-Петербурга, в том числе в крупнейший исторический архив Европы - Российский государственный исторический архив (РГИА).

2. Требования к организации архивного дела в РФ. Менеджмент архивного дела. Правовые основы деятельности архива. Законодательство РФ об архивах и архивном деле. Административная и уголовная ответственность за нарушение архивного законодательства.

3. Правовой статус архивных учреждений. Регулирование деятельности казенного учреждения. Взаимодействие с учредителем. Особенности оказания государственных услуг казенным учреждением. Порядок финансирования, учетная политика и отчетность казенного учреждения.

4. Требования к помещению архива и условиям хранения архивных документов. Системы охраны и противопожарной безопасности в здании архива. Световой, температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы хранения документов. Обеспечение сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях. Транспортировка и перемещение архивных документов.

5. Страховой фонд и фонд пользования. Проверка наличия и состояния, технический контроль страхового фонда и фонда пользования. Передача страхового фонда на специальное хранение.

6. Обзор современного оборудования для архивных помещений, обработки и хранения архивных документов. Современные технологии переноса архивных данных с традиционных носителей информации.

7. Нормы и правила учета, комплектования, хранения, и использования документов в архивах РФ.

• Организация учета архивных документов. Проверка наличия документов в архиве и их состояния. Процедура оформления результатов проверки.
• Экспертиза ценности документов и регламентирование деятельности экспертных комиссий архива. Разработка положения об экспертной комиссии. Задачи и функции экспертной комиссии. Процедура уничтожения дел.
• Защита конфиденциальной информации. Выявление и обеспечение сохранности особо ценных документов. Система доступа к конфиденциальной информации. Рассекречивание документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.
• Описание архивных документов. Создание научно-справочного аппарата (НСА) к архивным документам и фондам. Автоматизированный НСА. Архивная эвристика.
• Современные формы использования архивных документов. Исполнение запросов. Выдача документов: сроки выдачи и оформление выдачи документов. Работа в читальном зале архива. Публикация документов. Организация инициативного информирования. Подготовка выставок и публикаций архивных документов. Научная работа в архиве. Оптимизация доступа к научно-справочному аппарату для пользователей.

8. Информационные и автоматизированные технологии в архивном деле. Создание и функционирование электронной базы архивных документов: опыт Санкт-Петербурга.

9. Служба документационного обеспечения управления государственным и муниципальным архивом.

• Составление и оформление основных видов документов. Основные учетные документы архива. Составление архивных описей дел постоянного хранения по личному составу. Составления предисловия к описи. Оформление титульного листа описи.
• Организационно-распорядительная документация. Классификация и оформление документов по личному составу. Прием на работу, отпуск, поощрения, взыскания, увольнения.

10. Круглый стол: "Актуальные вопросы взаимодействия государственных и ведомственных архивов. Экспертиза и подготовка дел в ведомственных архивах для передачи в государственные и муниципальные архивы".

Занятия проводят ведущие специалисты Архивного комитета Санкт-Петербурга, Комитета по информатизации и связи, директора и специалисты-практики государственных архивов, юристы, специалисты по архивному консалтингу.

ВНИМАНИЕ!
По вопросам участия нашей организации в электронных аукционах на Госзаказ обращаться по телефону (921) 878 45 93.
Период оказания услуги по очно-заочной форме с 19 по 30 апреля 2013 года (очная часть - с 26 по 30 апреля 2013 года).

Для участников семинара:
- обучение по программе семинара с выдачей Удостоверения;
- пакет информационных материалов;
- экскурсионная программа;
- ежедневные обеды и кофе-брейки.

1. Законодательная и нормативно-правовая база организации архивного дела в Российской Федерации. Цели, задачи и направления деятельности архивной службы РФ. Архивная терминология. Федеральные законы «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ, «Об информации, информационных технологиях и защите информации» № 149-ФЗ. Ответственность за сохранность и использование архивной информации.

2. Ведомственные архивы (центральный, центральный отраслевой, объединённый ведомственный, объединённый межведомственный) и архив организации. Основные задачи  создания и ведения архива. Организация хранения документов аппарата органа власти, предприятий непосредственного подчинения федеральным органам власти или органам субъекта РФ. Особенности хранения документов предприятий, отнесенных к конкретной отрасли. Систематизация и обеспечение сохранности документов нескольких предприятий отрасли в объединенном ведомственном архиве. Правила хранения документов организаций нескольких отраслей в объединенном межведомственном архиве. Типичные ошибки, практические рекомендации.

3. Организация работы архива. Выбор организационной структуры, распределение обязанностей, разработка внутреннего положения об архиве. Планирование и организация работы архива, контроль, отчетность. Современные технологии обеспечения отбора, упорядочения, комплектования, использования и сохранности принимаемых в архив документов структурных подразделений, личных фондов сотрудников. Организация методической помощи подразделениям организации в формировании и оформлении дел. Особенности работы с «кадровыми» документами. Разработка внутренних нормативных документов, установление правил  организации работы с документами, подлежащими сдаче в архив. Составление архивных описей‚ актов, сводной номенклатуры дел. Порядок работы с архивом при ликвидации организации. Требования к помещению архива. Режимы хранения документов. Оборудование архива. Размещение документов в архиве. Создание указателей.

4. Подготовка документов к архивному хранению. Экспертиза ценности документов, правила работы экспертной комиссии. Учет документов длительного и кратковременного хранения. Составление описей дел постоянного хранения, описей дел по личному составу, акта на уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Подготовка научно-справочного аппарата к фонду (историческая справка, титульный лист, лист переименований, список сокращений и т.п.). Подготовка и своевременная передача  архивных документов на государственное хранение.

5. Использование документов архива организации, контроль исполнения документов. Правила работы с обращениями граждан. Порядок выдачи дел различным категориям пользователей, формы допуска к документам. Исполнение социально-правовых запросов и запросов, поступивших из-за рубежа. Работа с документацией, содержащей информацию конфиденциального характера. Ответственность за разглашение конфиденциальной информации и служебной информации ограниченного распространения. Защита персональных данных.

6. Электронный архив. Использование электронного документооборота, электронного архива. Технологии формирования электронных архивов. Принципы построения, область применения, эффективность использования. Хранение и обеспечение безопасности электронных документов различных форматов.

7. Особенности создания и ведения архива медицинских учреждений. Работа по упорядочению и отбору документов на хранение. Правила приема, регистрация, систематизация и хранение законченных историй болезни, Порядок подготовки и сдачи историй болезни в архив. Сроки хранения медицинских документов.

8. Факторы стресса в работе специалиста по архивному хранению. Причины, мешающие оптимально распоряжаться своими ресурсами. Внутренние и внешние источники напряжения. Способы психологической настройки, повышения работоспособности и профилактики стресса.

9. Экскурсия в Государственный архив Новосибирской области, ведомственный архив. Ознакомление с опытом комплектования, хранения, учета и использования документов архивного фонда.

Занятия проводят ведущий специалист-практик региона с многолетним опытом работы в государственных и ведомственных архивах, член коллегии и научного совета управления государственной архивной службы НСО, член научно-методического совета архивных учреждений СФО и другие специалисты

Участники семинара обеспечиваются информационно-справочными материалами по тематике семинара.

Для участников семинара организованы ежедневные обеды.

1. Нормативно-правовая база архивного дела в РФ. Комментарии к Федеральному закону № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. "Об архивном деле в РФ" и другим документам системы архивной отрасли в РФ. Анализ вступивших в силу и ожидаемых изменений документационного обеспечения деятельности архивов.

2. Методическая база работы архива.

3. Ведомственный архив: актуальный объем понятия. Положение о ведомственном архиве. Задачи, права и обязанности ведомственного архива.

4. Процедура создания архивов организаций, учреждений и предприятий в рамках современного законодательства. Проекты новых документов. "Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива" (Федерального архивного агентства) от 06.02.2002. Функции и выбор организационной структуры архива. Разработка внутреннего Положения об архиве организации.

5. Управление повседневной деятельностью архива организации. Планирование работы и ее контроль, отчетность. Организация взаимодействия с другими отделами.

6. Номенклатура дел предприятия, учреждения, организации. Основы делопроизводства.

7. Сеть архивов Российской Федерации: государственные и частные архивы. Взаимодействие ведомственных и государственных архивов, обеспечение преемственности их деятельности. Передача документов ведомственного архива в государственный или муниципальный архив. Оформление договорных отношений между ведомственным и государственным, муниципальным архивом.

8. Требования к зданию, помещениям и техническому оснащению архива. Требования к режимам хранения документов. Экспертиза пригодности помещения для размещения в нем архива.

9. Порядок выдачи дел из хранилища и обеспечение сохранности документов. Возможные меры по восстановлению поврежденных документов. Страховой фонд и фонд использования. Нормы и правила размещения дел в хранилище. Порядок выдачи дел из хранилища.

10. Правовые основы и формы использования документов архива. Выдача документов для работы сотрудникам организации и во временное пользование для других организаций. Правила оформления выдачи дел из хранилища и их возвращения в хранилище.

11. Обзор современного оборудования для оснащения архивных помещений, обработки и хранения архивных документов.

12. Экспертиза ценности документов ведомственного архива. Организация работы экспертно-проверочной комиссии. Нормативно-методическое обеспечение экспертизы. Порядок проведения экспертизы и оформление ее результатов. Составление, оформление и утверждение описей дел постоянного и долговременного хранения, описей дел по личному составу. Порядок выделения к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

13. Экспертиза научно-технической документации.

14. Комплектование архива организации. Процедура определения источников комплектования и организация передачи документов в архив. Комплектование архива документами структурных подразделений организаций и подведомственных организаций. Комплектование архива фондами личного происхождения. Виды и состав документов ведомственного архива.

15. Научно-справочный аппарат к документам. Автоматизация процесса создания и развития научно-справочного аппарата. Составление исторической справки на архивный фонд организации.

16. Учет документов архива, проверка их наличия и состояния. Составление паспорта ведомственного архива.

17. Создание и управление электронным архивом предприятия. Хранение и обеспечение безопасности электронных документов различных форматов. Преимущества организации электронного архива на предприятии. Обеспечение надежного и безопасного хранения электронных документов. Демонстрация основных функций электронного архива: создание, редактирование документов и их атрибутов, организация структуры электронного архива, поиск объектов в архиве, средства автоматизации.

18. Обзор программного обеспечения, автоматизирующего электронный архив. Этапы внедрения электронного архива.

19. Технологии депозитарного и внеофисного хранения документов и дел. Порядок передачи и обеспечение оперативного доступа к этим документам.

20. Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле органами государственной власти, налоговой инспекцией, пенсионным фондом. Порядок проведения проверок. Гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность специалистов и руководителя организации.

21. Передача документального фонда организации в случае ее приватизации, ликвидации или реорганизации.

22. Выездное занятие "Теория и практика архивного дела" на базе одного из архивов Санкт-Петербурга.

Занятия проводят специалисты-практики государственных и частных архивов Санкт-Петербурга, специалисты по архивному консалтингу.

Для участников семинара:
- обучение по заявленной программе с Удостоверения;
- комплект актуальных информационно-справочных материалов;
- экскурсионная программа "Знакомство с Санкт-Петербургом";
- ежедневные обеды и кофе-брейки.

ВНИМАНИЕ! По вопросам участия нашей организации в электронных аукционах на Госзаказ обращаться по телефону (921) 878 45 93
Период оказания услуги по очно-заочной форме с 1 по 12 апреля 2013 года (очная часть – с 9 по 12 апреля 2013 года)

 Программа содержит практикумы по оформлению распорядительных документов и деловых писем с подробным разбором ошибок.

1. Обеспечение информационных, коммуникативных, управленческих процессов предприятия. Создание единого информационного пространства. Организация документационного обеспечения. Взаимодействие службы документационного обеспечения управления (ДОУ) с другими структурными подразделениями организации.

2. Законодательное регулирование делопроизводства. Организационно-правовые основы документирования управленческой деятельности. "Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" от 15.06.2009; "Положение о системе межведомственного электронного документооборота" от 22.09.2009; "Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти".

3. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 года. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций с указанием сроков хранения. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению управления.

4. Современные требования к подготовке и оформлению организационно-распорядительных документов. Оформление стандартных реквизитов документов. Разработка стандартных бланков организации. Изготовление документов. Использование оттиска печати при оформлении документов.
Особенности подготовки распорядительных документов (приказов, распоряжений, решений), информационно-справочных документов (докладная и объяснительная записка, заявка, заявление, акт). Особенности подготовки и оформления протокола.
Подготовка текстов документов. Нормы официально-делового стиля. Использование терминов. Композиция документа.
Практикум "Составление текста приказа об утверждении инструкции по делопроизводству".

5. Деловая переписка. Реквизиты делового письма. Ведение переписки внутри организации. Докладные, служебные, объяснительные записки и т.д.: характеристика, особенности текста. Особенности внешней переписки: разновидности писем, оформление конвертов, особенности текста. Составление писем зарубежным партнерам в соответствии со стандартами ИСО. Особенности оформления документов, передаваемых по сетям факсимильной связи и по каналам электронной почты.

6. Составление текста письма. Особенности композиции делового письма. Требования к языку и стилю делового письма. Стандартные языковые формулы (клише) в деловой переписке. Употребление специальной лексики, сокращенных слов. Этикет делового письма.
Практикум "Разбор характерных ошибок при подготовке форм документов (приказ, распоряжение, решение, протокол, докладная записка, исходящее письмо (рекомендательное, сопроводительное, гарантийное); телеграмма; телефонограмма)".

7. Особенности работы с документами, содержащими коммерческую и служебную тайну. Защита сведений конфиденциального характера.

8. Современные технологии организации работы с документами. Прием и первичная обработка. Регистрация и учет документов. Прохождение документов внутри организации. Формирование поисковой системы документов. Подготовка дел к передаче на архивное хранение. Ответственность руководства организации за состояние документального фонда. Текущее хранение документов. Разработка и ведение номенклатуры дел. Формирование и оформление дел. Подготовка дел к передаче на архивное хранение.

9. Контроль исполнения документов и поручений. Культура работы с документами на рабочих местах. Организация работы специалистов службы документационного обеспечения с ответственными исполнителями в структурных подразделениях. Этапы контроля исполнения документов: текущий, промежуточный, итоговый контроль. Составление отчета.

10. Система электронного документооборота - основа корпоративной информационной системы организации. Основные требования к средствам и системам электронного документооборота. Технологии работы с документами в информационных системах. Автоматизация контроля над ходом исполнения документов. Особенности сочетание бумажного и электронного документооборота.
Использование и применение Интернет-ресурсов.

11. Деловое взаимодействие. Использование формальных и неформальных каналов информации. Правила эффективной коммуникации. Трудные ситуации общения. Профилактика конфликтов. Способы снятия усталости. Профилактика "профессионального выгорания".
Практикум "Формирование навыков конструктивного общения в конфликте".

Для участников семинара:
- обучение по программе с выдачей Сертификата;
- сборник информационно-справочных материалов;
- экскурсионная программа "Знакомство с Санкт-Петербургом";
- ежедневные обеды и кофе-брейки.